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Les AE déboursent pour leurs clients mais oublient les débours

Comment se faire rembourser !

 

Avant d’aller plus loin, retenez bien les abréviations suivantes :

  • chiffre d’affaires = CA
  • auto-entrepreneur = AE

Les auto-entrepreneurs (AE) ont un désavantage compétitif : ils ne peuvent rien déduire de leur CA, pas même les dépenses effectuées pour leurs clients. En contre-partie, la gestion d’une auto-entreprise est ultra-simplifiée : pas de comptable, pas de bilan annuel, pas de TVA en dessous de certains seuils

En AE, l’unique mesure des performances est le chiffre d’affaires (CA) : la notion de bénéfices n’existe pas. Quel que soit le CA, le pourcentage des charges (les cotisations sociales) reste identique. Plus le CA augmentera, plus ce pourcentage fixe de 22% représentera donc un montant élevé.

Prenons l’exemple d’un AE prestataire de services (il exercera précisément une activité libérale relevant de la caisse d’assurance vieillesse de la Cipav). Ses cotisations sociales sont fixées à 22% du CA.

Dans cet exemple, avec un CA de 1000€, il devra payer 220€ de cotisations sociales. Avec un CA de 5000€, il devra payer 1100€ (cela correspond bien à 22% de 5000€).

Vous désirez savoir combien vous devrez payer sans faire de calculs ? Découvriez l’outil de outil de calcul des charges en AE.

 

L’impossible déduction des dépenses en AE

 

• D’un côté, il y a les entreprises traditionnelles.

Elles peuvent déduire toutes leurs dépenses légitimes.


• De l’autre côté, il y a les auto-entreprises (ou micro-entreprises).

Elle ne peuvent rien déduire. Tout serait donc perdu ? Pas du tout !

 

L’AE achète souvent pour ses clients

Il est fréquent que des sociétés fassent appel à des AE (pour sous-traiter des tâches, pour effectuer des réparations, pour des missions de consultant, etc…). Lors de ces prestations, il arrive que les AE doivent engager des frais pour mener à bien leur mission. Illustrons avec deux exemples simples :

  • un consultant AE qui doit se déplacer, en France ou à l’étranger (billets de train, d’avion, hôtels, etc…).
  • un AE peintre en bâtiment qui doit choisir et acheter les peintures pour ses clients (sans compter les pinceaux, rouleaux, etc…).

Sachant que les AE ne peuvent rien déduire de leur CA, comment procéder intelligemment et légalement pour ne pas se ruiner ?

 

Refacturer les dépenses, l’erreur classique

L’erreur ? Acheter la marchandise et effectuer toutes les dépenses pour le client à votre nom… puis sur-facturer ce client. C’est une idée qui semble intéressante (pourquoi ne pas gagner un peu plus). Mais il y a deux inconvénients majeurs :

  • le CA augmentera artificiellement et les cotisations sociales des AE seront calculées sur ce CA (aïe, ça va faire mal) !
  • l’AE sera moins compétitif car ses dépenses seront facturées plus cher, sans créer de valeur ajoutée (le client sera déçu) !

En agissant ainsi, les AE pensent bien faire mais ils gonflent leur CA, ce qui gonfle aussi leurs cotisations sociales. C’est rarement une bonne approche.

 

La solution ? Les débours !

Imagiez que vous puissiez payez les dépenses engagées pour votre client sur le moment… puis demander leur remboursement.

C’est exactement ce que vous pouvez faire avec la solution des débours : vous réglez les dépenses depuis votre compte bancaire AE, puis vous vous faites tout rembourser ultérieurement au centime près. Et la cerise sur le gâteau ? Aucune de ces dépenses ne sera comptabilisé dans votre CA !

Utiliser les débours en AE

L’énorme avantage des débours ? Les débours ne sont pas à inclurent dans le CA perçu par un auto-entrepreneur (Journal Officiel du 29/03/2011, page 3122)

Les AE peuvent effectuer des dépenses au nom et pour le compte de leurs clients, s’il y a un accord entre les deux parties. L’auto-entrepreneur qui veut utiliser les débours va donc dans un premier temps payer depuis son compte bancaire AE (indépendant du compte personnel, c’est obligatoire).

Il va acheter en demandant une facture au nom de son client, en faisant figurer toutes les informations légales du client. Il va revenir vers son client, lui présenter la facture, et demander le remboursement des dépenses engagées pour lui.

Le client aura l’obligation de rembourser au centime près les dépenses effectuées pour lui par l’AE. Encore une fois, il faut prouver qu’il y avait accord sur ce point au préalable (donc contrat recommandé).

En résumé, la meilleure solution est appelée débours, si vous respectez les règles, à savoir :

  • convenir par écrit avec votre client du budget qu’il allouera à vos dépenses (par exemple voyage en Chine, avec un budget max de 1000 euros)
  • établir les factures que vous réglerez au nom de l’organisme qui vous mandate (SIRET, TVA intracommunataire, adresse du siège, etc)
  • conserver ces factures et justificatifs comme éléments de preuve pour votre client (mais aussi pour l’administration en cas de contrôle)
  • demander le remboursement à la fin de la mission (le client devra obligatoirement vous rembourser les sommes exactes)

Procédez ainsi et vous ne serez pas déçu !

 

auto entrepreneur frais kilometriques
Non, les AE ne peuvent pas obtenir le remboursement de leurs frais kilométriques. Que faire ?

Frais kilométriques en auto-entrepreneur ?

Suite à vos commentaires, nous ajoutons cette section sur les déplacements kilométriques afin d’expliquer qu’il n’est pas autorisé de considérer ces frais comme des débours. Ce n’est pas parce que vous avez des frais kilométriques, que vous avez pour autant des factures établies au nom et pour le compte de votre client. Impossible donc de considérer qu’il s’agit de débours.

Pour rappel, le barème kilométrique s’applique aux voitures, motos et deux-roues. C’est un barème fiscal recalculé chaque année. Il permet d’évaluer le coût d’utilisation en tenant compte de multiples paramètres tels que la puissance du véhicule, l’assurance, les frais d’entretien et de carburant, etc… On constate évidemment que tout cela n’entre pas dans le cadre des débours.

Pourtant, les déplacements « classiques », en voiture par exemple, ont toujours un coût pour l’AE (carburant, usure du véhicule, etc). Comment les AE peuvent-ils se faire rembourser ces frais ? La réponse est simple : ils ne le peuvent pas. En revanche, estimer avant une mission la totalité des dépenses (de type frais de déplacement, mais aussi repas, etc…) puis majorer votre facture finale pour tenir compte de ces paramètres est parfaitement légal.

Prenons l’exemple d’une mission effectuée sans votre véhicule (et donc sans frais kilométriques). Si pour remplir une mission effectuée pour votre client, vous devez vous déplacer en train, en bateau ou en avion, vous devriez pouvoir être remboursé, à condition de respecter les règles des débours exposées plus haut.

Exemple : vous commandez un billet de train ou d’avion afin de voyager professionnellement pour le compte de votre client. Si la compagnie ferroviaire ou aérienne établit la facture en faisant figurer les données exactes de la société qui vous confie la mission en AE, vous pourrez être remboursé intégralement par votre client.

De plus, si vous séjournez dans un hôtel dans le cadre de cette mission, l’établissement hôtelier (qui est une entreprise) devrait pouvoir établir une facture au nom et pour le compte de votre client. Ces frais d’hôtel seront remboursables, dès lors que le client a donné son accord écrit.

• Cas du déplacement avec votre véhicule (un exemple complet)

Vous êtes AE et vous comptez accepter pour le compte d’une société française, une mission de sous-traitance que vous facturez en temps normal 2000€. Vous savez que vous aurez des cotisations sociales (charges) de 22,5%, soit 450€. Au final, la mission vous rapportera donc 1550€ (2000€ – 450€). C’est le minimum pour que cela soit rentable pour vous. Mais cette mission se déroule à 400 km de votre domicile. Impossible d’effectuer les allers-retours tous les jours. Il faudra donc vous déplacer et trouver un hôtel. Pour cette mission de quelques jours, vous évaluez à 200€ les frais de déplacement en voiture + repas. Si vous réglez ces 200€ de frais de votre poche, la mission ne vous rapportera que 1350€ (1550€-200€). Cela devient moins intéressant. Mais en tant qu’AE, vous pouvez bien sûr décider d’augmenter votre montant facturé. Vous décidez donc de majorer votre facture initiale de 2000€, de façon à tenir compte des frais estimés de 200€.

 

Vous vous apprêtez donc à envoyer une facture de 2200€, mais vous aviez omis un point important ! Lequel ? Réfléchissez bien… puis lisez la remarque ci-dessous (armé de votre calculette).

Remarque importante : si vous majorez votre facture de 200€, vous facturerez alors un total 2200€. Vous augmenterez ainsi votre CA de 200€. Sur cette augmentation de CA de 200€, vous aurez également 22,5% de cotisations sociales à payer, soit 45€ en plus. Ainsi, en augmentant votre facture de seulement 200€, vous ne couvrez pas vos frais, estimés à 200€. En effet, avec cette augmentation de 200€, vous ne toucheriez au final, après paiement des cotisations, que 155€ (200€ – 45€ = 155€). Pour couvrir vos frais estimés à 200€, nous vous conseillons de majorer votre facture de 260€ au moins. Pourquoi ? Car en facturant un total de 2260€, vous auriez 508,5€ de cotisations à régler. Une fois ces cotisations réglées, il vous restera un total de 1751,5€ correspondants à 2260€ – 508,5€. A ce montant de 1751,5€, vous retirez maintenant les frais de déplacement estimés à 200€. Il vous reste désormais 1751,5€ – 200€ soit 1551,5€. La mission est rentable !

 

Ce que dit la loi sur les débours

Version courte ? Les dépenses effectuées pour le client et en son nom ne sont pas imposables (donc pas comptabilisées dans le CA des AE).

Version complète ? Article 267 Modifié par Loi n°92-677 du 17 juillet 1992

II Ne sont pas à comprendre dans la base d’imposition :

2° Les sommes remboursées aux intermédiaires, autres que les agences de voyage et organisateurs de circuits touristiques, qui effectuent des dépenses au nom et pour le compte de leurs commettants dans la mesure où ces intermédiaires rendent compte à leurs commettants, portent ces dépenses dans leur comptabilité dans des comptes de passage, et justifient auprès de l’administration des impôts de la nature ou du montant exact de ces débours.

 

4 Réactions

  1. Bonjour,
    en tant qu’AE, j’ai bien compris la règle des débours. Comment faire pour des frais de déplacement kilométriques ? Mon client me propose un forfait déplacement (évalué sur les km réels et frais km habituels). Ceci ne me permet pas de faire éditer une facture à son nom. Que me conseillez vous ?

    • Bonjour,

      Si vous avez des questions, pensez à vous inscrire sur AE.fr pour approfondir les sujets.

      Vous posez une question bonne et difficile :

      – d’une part les débours imposent de disposer d’une facture
      – d’autre part en AE, impossible de déduire les dépenses telles que frais au kilomètre

      Dans votre cas, pour se conformer aux règles fiscales, il faudrait :

      – établir une facture GLOBALE
      – tenir compte des frais kilométriques sans les ajouter
      – majorer la facture pour y intégrer le montant des frais estimés

      Cordialement,
      AE.fr

  2. Bonsoir
    Merci pour vos commentaires. C’est une option oui à envisager en tenant bien compte comme vous l’expliquez du taux de charges sociales sur le montant global. Sauf que :
    – le client doit être ok d’augmenter ainsi le prix de la prestation
    – on augmente artificiellement le Chiffre d’affaire en se pénalisant d’arriver plus vite à la limite Max…

  3. Bonjour,

    Je vient de lire l’article sur les débours, je vais bientôt ouvrir mon entreprise dans en tant qu’organisateur événementiel, je vais travailler pour le compte de particuliers principalement, est ce que ce système est possible ?
    Autre exemple, je demande 2000 euro à un client pour l’organisation de son mariage, donc 2000 de CA, mais il me demande d’acheter la décoration pour celui ci en plus, faut il que je prenne sur le CA ou faut-il que j’ai déjà la somme sur mon compte AE pour lui « avancer » le montant de sa déco ?

    Je voudrais savoir également savoir si il faut déclarer ces débours au moment de payer les cotisations etc … ?

    Merci par avance pour vos réponses, parce que je ne comprend pas très bien le principe surtout quand je lis que les débours ne sont pas pris en compte dans le CA.

    Cordialement
    Cédric

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